辦公室工作人員時常需要將各類文件進(jìn)行歸類整理，分出輕重緩急后再呈送領(lǐng)導(dǎo)。如何從細(xì)微處體現(xiàn)工作水準(zhǔn)？我們在改進(jìn)文件送閱方式中，借鑒了其他地區(qū)好的經(jīng)驗和做法，對文件夾進(jìn)行了改造，使得原本呆板的文件夾居然會“說話”了。

　　我們在文件夾內(nèi)側(cè)貼上“紅、藍(lán)、黃、白”四種顏色紙條標(biāo)識，根據(jù)文件涉密屬性，又將每種顏色的文件夾分為涉密文件夾和普通文件夾，共制作出8種文件夾。紅色較鮮艷，紅色文件夾為“急件閱批夾”，內(nèi)裝需要馬上辦理的“急件”。藍(lán)色較寧靜，藍(lán)色文件夾為“辦件呈批夾”，內(nèi)裝不需要立即處理的“ 平件”。黃色較明亮，黃色文件夾為“文件文稿呈批夾”，內(nèi)裝需要簽發(fā)的“送審件”。白色較清雅，白色文件夾為“文件呈閱夾”，內(nèi)裝沒有時限要求甚至不需要領(lǐng)導(dǎo)作出簽批意見的文件，如，“閱知件”“信訪件”“信息簡報”等。

　　收藏會“說話”的文件夾

　　將文件分別裝入不同顏色的文件夾后，如何呈送給領(lǐng)導(dǎo)，同樣也需要一點技巧。我們按照“先急后平”“先重后輕”和“紅→藍(lán)→黃→白”的順序?qū)ξ募M(jìn)行擺放?！跋燃焙笃健?，就是始終將紅色文件夾放在所有文件夾的前面?！跋戎睾筝p”，就是把同類顏色文件夾中相對重要的文件放在前面?！凹t→藍(lán)→黃→白”，就是在“先急后平”“先重后輕”的排序基礎(chǔ)上，依次再對各種顏色的文件夾進(jìn)行排序。便于領(lǐng)導(dǎo)在沒有批閱文件前就可以從文件夾顏色、擺放順序上，對文件緊急程度和數(shù)量有所了解。

　　通過用顏色對文件進(jìn)行歸類、排序，既讓辦文者做到心中有數(shù)，又能讓領(lǐng)導(dǎo)一目了然；既保證了文件時效，又提高了辦文效率。